تبلیغات
پایگاه اینترنتی مدیریت - برنامه ریزی و ایجاد انگیزه در كارها
 
پایگاه اینترنتی مدیریت
یكی از وظایف مهم مدیر برنامه ریزی و آینده نگری است. اهمیت برنامه ریزی، علی الخصوص زمانی كه منابع موجود برای مدیریت ،محدود و انتظارات و توقعات از او بی شمار است، محسوس تر می گردد. اغلب مدیران مایل اند از نحوه برنامه ریزی خود در سازمان مطلع گردند و چگونگی انجام این وظیفه را ارزیابی كنند. در نتیجه مدیران،در برنامه ریزی باید احاطه كاملی بر سازمان و فعالیتهای آن داشته باشندو با خونسردی و آرامش به رتق و فتق امور بپردازند. اگر سازمان را چون غولی بپندارند كه خود در مقابل آن ذره ناچیزی هستید،مسلما نمی توانید تصمیم گیری و برنامه ریزی موثری داشته باشید.خود را مسلط بر سازمان و مسائل آن بدانید و بكوشید كه واقعا هم چنین باشد. در زمان بروز مشكلات و بحران ها بر اعصاب خود مسلط باشید و آرامش خود را حفظ كنید. نكته مهم دیگر در برنامه ریزی استفاده سازنده و موثر از وقت است. در برنامه ریزی امور، انگیزه و علاقه نقش مهمی دارد.در برنامه ریزی كه انجام می دهیم كارهای خسته كننده را در اوایل روز و هفته انجام دهیم . پس از خاتمه برنامه ریزی چند ساعتی را به استراحت و كار مورد علاقه مان سپری كنیم و به كاركنان اجازه دهیم این ساعات را به میل خود در داخل یا خارج سازمان بگذرانند.

تعریف برنامه ریزی

برای دست یافتن به هدف مورد نظر ، باید قبل از تلاش فیزیكی یا اقدام به انجام كار، تلاش ذهنی یا برنامه ریزی كافی صورت بگیرد.« برنامه ریزی شالودۀ مدیریت را تشكیل می دهد ».

بنیاد هر سازمانی بر برنامه ریزی استوار است.
یكی از وظایف مهم مدیر برنامه ریزی و آینده نگری است. اهمیت برنامه ریزی، علی الخصوص زمانی كه منابع موجود برای مدیریت ،محدود و انتظارات و توقعات از او بی شمار است، محسوس تر می گردد. اغلب مدیران مایل اند از نحوه برنامه ریزی خود در سازمان مطلع گردند و چگونگی انجام این وظیفه را ارزیابی كنند. در نتیجه مدیران،در برنامه ریزی باید احاطه كاملی بر سازمان و فعالیتهای آن داشته باشندو با خونسردی و آرامش به رتق و فتق امور بپردازند. اگر سازمان را چون غولی بپندارند كه خود در مقابل آن ذره ناچیزی هستید،مسلما نمی توانید تصمیم گیری و برنامه ریزی موثری داشته باشید.خود را مسلط بر سازمان و مسائل آن بدانید و بكوشید كه واقعا هم چنین باشد.

در زمان بروز مشكلات و بحران ها بر اعصاب خود مسلط باشید و آرامش خود را حفظ كنید. نكته مهم دیگر در برنامه ریزی استفاده سازنده و موثر از وقت است. در برنامه ریزی امور، انگیزه و علاقه نقش مهمی دارد.در برنامه ریزی كه انجام می دهیم كارهای خسته كننده را در اوایل روز و هفته انجام دهیم . پس از خاتمه برنامه ریزی چند ساعتی را به استراحت و كار مورد علاقه مان سپری كنیم و به كاركنان اجازه دهیم این ساعات را به میل خود در داخل یا خارج سازمان بگذرانند.

چگونه می توان انگیزه و شور و شوق خود را در كارها حفظ كرد؟
احساس یك مدیر سطح عالی در سازمان همانند احساس ناخدای یك كشتی است و حوادث كاری به مثابه امواج  اقیانوس اند. كه هر لحظه سازمان  را به ورطه تلاطم  می كشانند.مدیر باید تلاش كند تا كشتی سازمان را در این امواج متلاطم با  آرامش و ثبات به پیش براند و بدون وحشت و هراس به سرمنزل مقصود برساند.كنترل مسائل سازمان ، فائق آمدن بر خستگی ها وملالت های كاری ، حفظ آرامش و خونسردی استفاده موثر از وقت و ایجاد انگیزه وعلاقه ، همه شرایطی هستند كه برای برنامه- ریزی كارآیند لازم و ضروری است و به كمك این برنامه ریزی  تحقق اهداف سازمانی عملی خواهد شد.در صورتی كه در انجام وظایف سازمانی احساس خستگی و بی انگیزگی می كنید ، در صورتی كه اشتیاق به انجام كارها در شما افول كرده و احساس بی اعتنایی جایگزین آن شده است ، شاید توصیه های زیر برای شما كارساز باشد

1)   زندگی نامه افراد بزرگ و مشاهیر عالم را مطالعه كنید.انیشتین ویلون می نواخت و این سرگرمی ایام فراغتش بود.شما هم در روز لحظاتی را برای آرامش ، تنوع و استراحت در نظر بگیرید.در این  لحظات به كار و عملی بپردازید كه بدان واقعا علاقه دارید.
2)   برای خود عرصه های تلاش آفرین جدیدی بیافرینید.بیاد داشته باشید هر انسانی برای زنده ماندن به هدف های جدید و آرمان های نو نیاز دارد. مسئولیت های جدید را بپذیرید ، خود را در تحقق اهداف بالاتر درگیرسازیدو نگذارید در بن بست فعالیت های شغلی متوقف شوید.آدمی به سعی و تلاش زنده است. زبونی و زوال وی زمانی است كه همه اهداف و آرزوهای خود را بر آورده بداند و دیگر انگیزه و نیازی برای حركتو پویایی نداشته باشد.
3)   سعی كنید در محاورات و گفتگوهای خود از به كار بردن لفظ " من علاقه ندارم" بپرهیزید.علت بی علاقگی خود را به امور كشف كنید و در رفع آنها بكوشید.سعی كنید برای خود در انجام كارها انگیزه و علاقه ایجاد كنید. به نتایج كارها فكر كنید و برای آنها نتایج انگیزه آفرین بسازید.برای این كار نسخه یكسانی وجود ندارد هر فردی باید روش خاص خود را به كار گیرد. برای مثال ، زمانی كه سرگرم تهیه گزارش خسته كننده ای هستید، به نتایج پاداشی آن مانند رضایت مدیر بالاتر،كسب حرمت بیشتر در سازمان وامثال آن فكر كنید.
4)   همه مسائل را به همراه هم در نظر نیاورید و برای غلبه به همه آنها یك باره به خود فشار نیاورید.مسائل را تك به تك با تانی و آرامش برای خود مطرح كنیدوبرای آن راه حل بیابید. یكی از شاگردان دوره دكتری را به یاد می آورم كه با یاس و ناامیدی فراوان به من مراجعه كرده بود و از این كه باید منابع متعدد و فراوانی را برای شركت در امتحان جامع دوره دكتری مطالعه كند احساس عجز و ناتوانی می كرد. به همراه او به اتاقش رفتم .تمام سطح میزش از كتب مختلف پوشیده شده بود و او در میان انبوه كتاب ها سرگردان و حیران مانده بود . كاری كه برایش انجام دادم این بود كه تمام كتاب ها را از روی میزش برداشتم  بجز یك كتاب به او گفتم فعلا همین كتاب را مطالعه كن و بعد با خونسردی و آرامش به سراغ دومی برو. او به همین نحو عمل كرد و موفق شد در زمان كوتاهی برای امتحان آماده شود.اگر مسائل انباشته و درهم شوند و شما را از هر سو احاطه كنند،امكان راه حل یابی از شما سلب خواهد شد . مسائل را به ترتیب اهمیت درجه بندی كنید و آنها را یك به یك حل كنید. همان افسانه قدیمی را به یاد آورید كه در آن پیری به پسرش اندرز می داد : " دسته تركه های به هم بسته را یكباره نمی توان شكست ، اما اگر آنها را از هم باز كنید و تك تك بشكنید در شكستن آنها موفق خواهید شد. "
5)   اگر ابهت كاری شما را از نزدیك شدن بدان و اقدام به آن باز می دارد. آن را به اجزا كوچكتر و وظایف فرعی تر تجزیه كنید و به انجام آن اجزا بپردازید . پس از مدتی متوجه خواهید شد كه آن كار خطیر صورت گرفته است . شاید این روش برای كسانی كه طولانی بودن زمان انجام كارها آنها را بی حوصله می كند راه حل مناسبی باشد. زمانی یكی از ناشران كتب درسی ترجمه كتاب قطوری را به من پیشنهاد كرد. به محض دیدن كتاب گفتم: " حوصله ترجمه چنین كتابی با این حجم را ندارم." او وقتی در تغییر دادن نظر من موفق نشد، موفقیت مرا برای ترجمه یك فصل از آن كتاب را جلب كرد و با تكرار این كار كتاب در عرض یك سال ترجمه شد .

آینده را چگونه پیش بینی می كنید؟
تصور شما در مورد آینده چیست؟ دنیا در پنجاه سال آینده شاهد چه تحولات و تغییراتی خواهد بود؟ و هزاران ؟؟؟؟؟؟؟
شاید همه مدیران آرزو دارند كه بتوانند آینده را در جام جهان نمایی ببینند و وقایع آتی را پیش گویی كنند . اما متاسفانه در حال حاضر چنین امكانی وجود ندارد، گرچه مدیران برای برنامه ریزی های خود نیاز به پیش بینی دارند وباید از بصیرت كافی برخوردار باشند تا بتوانند در كار برنامه ریزی توفیق یابند.با این وجود با تصمیم گیری و برنامه ریزی صحیح می توان آینده را تا حدودی پیش بینی كرد و با دیدی خوش به آینده نگریست.
همان گونه كه اشاره شد خوش بین بودن نسبت به آینده موجب می گردد مدیر با امید فراوان به برنامه ریزی بپردازد، قبل از این كه به حوادث احتمالی منفی فكر كند،به وقایع مثبت بیندیشدو با این تلقی مسیرهای سخت كاری را هموار كند و پیش رود. خوش بینی نسبت به آینده سبب می شود تا روحیه فرد در مقابله با مشكلات قوی تر گردد و یاس و ناامیدی كمتر مانع راه پیشرفت وی شود.البته خوش بینی های افراطی ، كه به تخیل گرایی ساده لوحانه تعبیر می شود ، در مدیریت كارساز نیست و هیچ گاه توصیه نمی شود. این گونه خوش بینی ها باعث می شود در برنامه ها واقعیت ها در نظر گرفته نشود و در نتیجه، به شكست و سرخوردگی منجر گردد. خوش بین بودن مورد نظر ما خوش بینی واقع گرایانه است. خوشبینی كه موارد مثبت احتمالی را در نظر دارد و با اتكا به آنها راه پیشرفت و رشد را هموار می سازد . به عنوان مدیر سعی كنید به امكانات موجود و بالقوه سازمان بیندیشید ، مثبت فكر كنید و با خوشبینی واقع گرایانه به جنگ مشكلات بروید.

در برنامه ریزی ها بیشتر به روش علمی معتقدید یا اشراق و اقبال؟
گروهی از مدیران در برنامه ریزی هایشان به روش های علمی اعتقاد دارند ؛ وتجزیه و تحلیل های علمی را راه مناسبی برای برنامه ریزی می دانند ؛ گروهی به خلاقیت ذهنی ، قضاوت های شخصی ، و اشراق واقبال معتقدند و از زاویه دیگری به برنامه ریزی می نگرند. شاید بتوان گروه سومی یافت كه به تركیب و تلفیق این دو شیوه در برنامه ریزی توجه دارند و هر دو روش را می پذیرند.البته باید به یاد داشت كه شیوه مناسب برای برنامه ریزی  تا حدود زیادی بستگی به شرایط موقعیت دارد و نمی توان یك روش خاص را به طور مطلق بهترین دانست.

شكیبا باشید و از تاخیر در امور نهراسید
ناشكیبایی و بی صبری در مدیریت ضایعه ساز است. سعی كنید در نظم و نسق دادن به امور شكیبایی پیشه سازید. از به تاخیر افتادن كارها نهراسید، چه بسا كه تاخیر در انجام امری موجب شناخت بهتر و اقدام درست تری گردد. به تجربه ثابت شده است كه احتمال تصمیم گیری های غلط مدیران عجول و ناشكیبا بیشتر است .مدیر باید بكوشد شكیبایی وصبرو حوصله را به خود تلقین كند . در مسائل مختلفی كه با آن روبرو می شوید یك زمان اضافی در نظر بگیرید . شكیبایی نشانه بلوغ فكری است و به اعتقاد روانشناسان خواست های عجولانه مثل " این كار همین الان باید انجام شود" یا " فلان چیز همین الان باید حاضر شود " نشانه ای از رفتارهای دوران كودكی است.
در برنامه ریزی ها  افق دید خود را وسیع تر كنید . تاخیر های احتمالی را بپذیرید و از آنها به عنوان فرصت های تفكر در مورد نقاط ضعف برنامه سود ببرید. مشهور است كه تفاوت بین مدیریت ژاپنی و امریكایی در همین نكته است كه مدیران امریكایی افق دید كوتاه تری دارند ، در ارزیابی ها عجول ترند . بر عكس ، مدیران ژاپنی به هدفهای بلند مدت توجه دارند ، در ارزیابی ها بدون هیچ گونه شتاب زدگی و از سر تامل اقدام می كنند ودر انجام امور باز حوصله را ترجیح می دهند .
شكیبایی و حوصله نه تنها برای مدیر بلكه برای كاركنان نیز یكی از رموز موفقیت و پیشرفت در كارهاست.اگر كاركنان در اجرای برنامه های بلند و خسته كننده ، در برنامه های آموزشی و انجام سایر امور روزمره صبر و حوصله كافی نداشته باشند، بزودی دچار حساسیت می شوند و از انجام كار باز می مانند ، بدین ترتیب باید كاركنان را نیز به شكیبایی و حوصله دعوت كنیم .

در اینجا به توصیه هایی برای افزایش قدر ت شكیبایی توجه كنید :
1)   زمانی كه در انتظار تكمیل ، اجرا یا دریافت امكانات برای انجام یك پروژه هستید ، كار دیگری را نیز برای خود برنامه ریزی كنید . نگذارید فاصله زمانی انتظار شما را خسته و كسل كند.
2)   در تمام برنامه های خود اعم از روزانه یا ماهانه و سالانه زمان تاخیرها را اضافه كنید. تاخیر مجاز در برنامه ها را جزء جدایی ناپذیر آنها بدانید.
3)   فهرستی از پروژه های اجرا شده را مرور كنید. ملاحظه خواهید كرد برنامه هایی كه سریعتر اجرا شده اند لزوما برنامه های بهتری نبوده اند . سرعت یكی از خصوصیات برنامه مطلوب است ، اما سرعتی كه كیفیت برنامه را خدشه دار كند قابل قبول نیست.
4)   تاخیرهای احتمالی در برنامه ها را به دو گروه تقسیم كنید. یكی تاخیرهایی كه می توانید جلوی آنها را بگیرید و دیگری تاخیرهایی كه كنترل آنها از دست شما خارج است . در كنترل تاخیرهای اول تلاش كنید و تاخیرهای گروه دوم را بی چون وچرا بپذیرید.به یاد داشته باشید ناشكیبایی و عصبی شدن شما هیچ گونه اثر مثبتی بر تاخیرهای گروه دوم نخواهد داشت ، جز آنكه شما را تضعیف كند.
5)   با آدم های شكیبا ،پر حوصله و خونسرد معاشرت كنید . سعی كنید شكیبایی را از آنها بیاموزید.ببینید چطور با حوصله و آرامش واعتماد به نفس كار می كنند. روش آنها را الگوی خود قرار دهید.

در برنامه ریزی از آینده و حوادث نهراسید
همان گونه كه اشاره شد برنامه ریزی نوعی پیش بینی است و از آنجایی كه پیش بینی ها صد در صد به واقعیت نمی پیوندند ،همواره امكان درصدی از خطا وجود دارد و مدیر در برنامه ریزی با مخاطره مواجه است .در صورتی كه هراس از مخاطرات احتمالی كه جزء لاینجزای پیش بینی است ، مدیر را از اقدامات خطیر باز می دارد ، مسلما این مسئله عارضه ای منفی برای مدیریت به شمار خواهد آمد و در نهایت موجب تضعیف سازمان خواهد شد.
مدیر باید آینده و پیچیدگی های آن را به عنوان یك واقعیت بپذیرد و بداند كه باید در چنین فضایی به برنامه ریزی بپردازد و برنامه ریزی مسلما توام با مخاطراتی خواهد بود. مدیر باید خوش بینی واقع گرایانه خود را همواره حفظ كند وبه امكانات و منابع موجود بیاندیشد و پیش رود. تفكر درباره كمبودها و محدودیت ها موجب یاس و نا امیدی است . با خوش بینی وامید می توان بر ترس از آینده غلبه كرد.
نكته دیگر كه در برنامه ریزی قابل ذكر است قبول اشتباهات و خطاها از سوی مدیر است . با شرحی كه در فوق مذكور افتاد برنامه ریزی  همراه با مخاطراتی است و ممكن است مدیر در برخی اوقات تصمیماتی اتخاذ كند و برنامه هایی را به مرحله اجرا گذارد كه اشتباهات و خطاهایی در آنها راه یافته باشد . در این گونه موارد مدیر باید بلافاصله پس از اطلاع از مشكل ، برنامه را متوقف سازد و با پذیرفتن مسئولیت اشتباهات، در رفع آنها اقدام كند.نادیده گرفتن خطاهای برنامه ریزی و چشم پوشی از آنها موجب بروز مشكلات فراوانی در سازمان خواهد شد. برخی از مدیران قبول اشتباهات را نشانه ضعف خود می دانند و حتی المقدوراز آن پرهیز می كنند . به این علت در برخی از سازمان ها برنامه هایی را مشاهده می كنیم كه با وجود مشكلات عدیده در آنها هنوز ادامه دارند و با حمایت مدیر مربوط اجرای آنها تداوم یافته است . در حالی كه باید به مدیران گوشزد شود كه قبول اشتباهات دلیل قوت اراده و اعتماد به نفس بالای آنهاست و مدیری كه اشتباه خود را بپذیرد به نفع خودو سازمان عمل كرده و شایان تقدیر است.

برگرفته از سایت روانشناسی مدیریت




نوع مطلب :
برچسب ها : برنامه ریزی و ایجاد انگیزه در كارها، ایجاد انگیزه در كارها، تعریف برنامه ریزی،


آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :

 
 
تمامی حقوق این وبلاگ محفوظ است |طراحی : پیچک